Casos de éxito

Althea y la Universidad Europea

La Universidad Europea es una de las cinco mejores universidades privadas de España. Cuenta con más de 19.000 ocupantes repartidos en cinco grandes campus de la Península Ibérica. Los campus españoles están situados en Madrid, Valencia y las Islas Canarias. En Portugal, los campus están en Lisboa y Oporto. En total, hay 23 edificios cuya gestión de servicios se subcontrata a 10 proveedores de servicios. Obviamente, en un entorno cambiante como el de una universidad, los incidentes se comunican rápidamente y las intervenciones se solicitan a menudo. Una herramienta que los centralice se muestra esencial para optimizar el proceso de tratamiento y garantizar a los ocupantes un entorno óptimo para estudiar y prosperar.

La respuesta de MoveWORK

En respuesta a este problema, Althea Management Solutions, empresa especializada en los servicios del Facility Management y filial del grupo 3g Smart, recurrió a MoveWORK para implantar su plataforma de gestión.

Mejorar el modelo de gestión de servicios y operaciones

Gracias a la implantación de kioscos de servicio, los ocupantes de los distintos campus pueden declarar incidencias relacionadas con los servicios de higiene y limpieza, mantenimiento, espacios verdes… y cualquier tipo de servicio que requiera una intervención en tiempo real. Estas solicitudes pueden declararse a través de códigos QR instalados en más de 3.000 POI (puntos de interés) repartidos por los cinco campus de la Universidad. Cada solicitud se localiza y se asigna automáticamente a un equipo o proveedor de servicios responsable de tramitarla y garantizar su resolución satisfactoria. Todo ello es visible en tiempo real a través de la plataforma que consolida todos estos datos en cuadros de mando y permite a Althea establecer procesos más eficientes para mejorar los servicios prestados a la Universidad Europea.

Gestión y coordinación de varios proveedores de servicios

Además de mejorar la productividad de la Universidad a través de la optimización de los procesos de negocio, Althea garantiza el respeto de los compromisos contractuales de los proveedores de servicios. Para ello, se apoya en CBRE, empresa líder en gestión de instalaciones, para que le ayude a gestionar todos los proveedores de servicios a través de la plataforma. Así pueden gestionar los planings y las horas de trabajo de los empleados. Pero también y sobre todo, tener una visión global y en tiempo real del ecosistema de la Universidad. Los paneles de control creados por servicio de intervención son accesibles para los proveedores de servicios y la Universidad. Esto permite estandarizar y coordinar mejor las acciones.

Acompañamiento en el proceso de cambio

Con el fin de garantizar un buen dominio de las herramientas que ofrece MoveWORK, se ofrecieron sesiones de formación y coaching personalizado para todo aquel que quisiera certificarse y garantizar el buen uso de la plataforma. Althea ha optado por beneficiarse de ello para acompañar a su cliente, la Universidad Europea, hacia el rendimiento.

Resultados y beneficios

Para la Universidad Europea

  • Mejorar el entorno de vida mediante métodos de gestión simplificados
  • Identificación rápida de las incidencias que permite actuar inmediatamente

  

Para el proveedor

  • Visibilidad sobre las acciones actuales y futuras permitiendo una completa autonomía
  • Mejor organización de los equipos y costes de las intervenciones.

 

Para los ocupantes de la Universidad

  • Un entorno optimizado de trabajo/vida
  • La posibilidad de convertirse en un actor de su entorno