Cas client

Althéa et l’Université Européenne

L’Université Européenne est l’une des cinq meilleures universités privées d’Espagne. Elle compte plus de 19 000 occupants répartis sur cinq grands campus de la péninsule ibérique. Les campus espagnols se situent à Madrid, Valence et aux Canaries. Au Portugal, les campus sont à Lisbonne et Porto. Au total, ce sont 23 bâtiments dont la gestion des services est externalisée et prise en charge par 10 prestataires. Evidemment, dans un environnement mouvant comme celui d’une université, des incidents sont vite remontés et des interventions sont souvent demandées. Un outil pour les centraliser apparaît comme essentiel pour optimiser le processus de traitement et garantir aux occupants un cadre optimal pour étudier et s’épanouir.

La réponse apportée par MoveWORK

En réponse à cette problématique, Althéa Management Solutions, société spécialisée dans les services de Facility Management et filiale du groupe 3g Smart, a fait appel à MoveWORK pour la mise en place de sa plateforme de pilotage.

Amélioration du modèle de gestion et d’exploitation des services

Grâce à la mise en place de kiosques de services, les occupants des différents campus peuvent déclarer en temps réel des incidents liés aux services d’hygiène et propreté, maintenance, espaces verts… et tout type de service nécessitant une intervention. Ces demandes peuvent être déclarées via des QR codes installés sur plus de 3 000 POI (Points d’Interêts) répartis sur les cinq campus de l’Université. Chaque demande est localisée et automatiquement attribuée à une équipe ou un prestataire chargé de la traiter et d’en assurer la bonne résolution. Tout cela est visible en temps réel via la plateforme qui consolide toutes ces données en tableaux de bord et qui permet à Althéa d’établir des processus plus performants pour améliorer les services délivrés à l’Université européenne.

Gestion et coordination des différents prestataires

En plus d’améliorer la productivité de l’Université grâce à des processus métiers optimisés, Althéa assure le respect des engagements contractuels des prestataires. Il s’appuie pour cela sur le Groupe CBRE, acteur de référence du Facility Management, pour l’aider à piloter tous les prestataires de services, via la plateforme. Ils peuvent ainsi gérer les plannings et les temps de travail des salariés. Mais aussi et surtout, avoir une vision globale et temps réel de l’écosystème de l’Université. Les tableaux de bord créés par thématiques d’intervention sont accessibles par les prestataires et l’Université. Cela permet une uniformisation et une meilleure coordination des actions.

Accompagnement dans le processus de changement

Afin d’assurer une bonne prise en main des outils délivrés par MoveWORK, des sessions de formations et un accompagnement personnalisé ont été proposés pour toute personne souhaitant devenir certifiée et garante de la bonne utilisation de la plateforme. Althea a choisi d’en bénéficier afin de pouvoir accompagner son client, l’Université Européenne vers la performance.

Résultats et bénéfices

Pour l’Université Européenne

  • Amélioration du cadre de vie grâce à des méthodes de gestion revisitées
  • L’identification rapide des dysfonctionnements permettant la mise en place d’actions immédiates

 

Coté Prestataires

  • Une visibilité sur les actions en cours et à venir permettant une complète autonomie
  • Une meilleure organisation des équipes et couts d’interventions.

 

Pour les occupants de l’Université

  • Un environnement de travail/vie optimisé
  • La possibilité de devenir acteur de son environnement